Contrat de nettoyage de bureaux : une entente claire, mensuelle et sans surprise
Avant le premier passage, vous savez exactement ce qui sera fait, à quelle fréquence, par qui et à quel prix. Votre contrat de nettoyage de bureaux tient en quelques pages lisibles, sans durée minimale, et il évolue avec votre entreprise.
- Entente mensuelle, aucune durée minimale
- Cahier des charges joint au contrat
- Prix fixe, modifié seulement par avenant écrit
- Premier mois d’ajustement inclus
Ce que vous signez, en une page
Un bon contrat de nettoyage de bureaux tient en deux documents : l’entente, qui fixe les conditions, et le cahier des charges, qui décrit le travail pièce par pièce. Le second est la vraie référence : c’est lui qui dit si une tâche oubliée était prévue ou non.
Nous rédigeons les deux après avoir visité vos bureaux. Vous les lisez, vous les annotez, et rien ne commence tant que vous n’êtes pas d’accord avec chaque ligne. Pas de jargon, pas de clause cachée en petits caractères : un office manager doit pouvoir expliquer le contrat à sa direction en cinq minutes.
Trois formules de départ
Chaque contrat est adapté à vos locaux, mais la plupart partent de l’une de ces trois formules.
Formule Essentielle
1 à 2 passages par semaine- Poubelles, recyclage et compost
- Sanitaires désinfectés et réapprovisionnés
- Cuisinette : comptoirs, évier, micro-ondes
- Aspiration des zones de circulation
- Pour les bureaux de moins de 10 personnes
Formule Régulière
3 passages par semaine- Tout ce que comprend l’Essentielle
- Salles de réunion remises en ordre
- Dépoussiérage des surfaces dégagées
- Lavage de tous les planchers durs chaque semaine
- Pour les bureaux de 10 à 30 personnes
Formule Complète
5 soirs par semaine- Tout ce que comprend la Régulière
- Points de contact désinfectés chaque soir
- Plinthes, vitrages intérieurs et luminaires selon un calendrier
- Bilan mensuel écrit
- Pour les bureaux de plus de 30 personnes ou qui reçoivent des clients
Exemple de cahier des charges : bureau de 25 personnes
Un extrait réaliste. Le vôtre est établi après la visite de vos locaux.
| Zone | Tâches | Fréquence |
|---|---|---|
| Accueil | Comptoir, fauteuils, vitre de la porte, plancher | 3 fois par semaine |
| Aire ouverte (20 postes) | Poubelles, surfaces dégagées, aspiration | 3 fois par semaine |
| Bureaux fermés (4) | Poubelles, poussière autour des documents, aspiration | 3 fois par semaine |
| Salles de réunion (2) | Table, chaises, tableau blanc sur demande | 3 fois par semaine |
| Cuisinette | Comptoirs, évier, appareils, table, poubelles | 3 fois par semaine |
| Sanitaires (2) | Désinfection complète et réassort | 3 fois par semaine |
| Planchers durs | Lavage humide | Chaque semaine |
| Plinthes et vitrages intérieurs | Nettoyage détaillé | Chaque mois |
| Intérieur du réfrigérateur | Vidé avec votre accord, nettoyé | Chaque mois |
Chaque ligne a son prix : retirer ou ajouter une ligne modifie le total de façon transparente.
Les 30 premiers jours
Le premier mois détermine la qualité des années suivantes. Nous le suivons de près.
Semaine 1
Visite des lieux, proposition de contrat et de cahier des charges, signature.
Semaine 2
Premier passage accompagné par le chef d’équipe, remise des clés et des codes, registre ouvert.
Semaine 3
Vos premières remarques intégrées au cahier des charges, ajustement des fréquences si nécessaire.
Semaine 4
Premier bilan écrit et appel de suivi : ce qui fonctionne, ce qui doit changer.
Comment nous mesurons la qualité
Un contrat de nettoyage doit pouvoir se vérifier. Voici les indicateurs que nous suivons et vous transmettons.
| Indicateur | Comment il est mesuré | Fréquence |
|---|---|---|
| Passages réalisés | Registre signé à chaque passage | Chaque mois |
| Points signalés | Nombre de remarques reçues de votre part | Chaque mois |
| Délai de reprise | Temps entre votre signalement et la correction (cible : 24 heures ouvrables) | À chaque signalement |
| Inspection | Visite du chef d’équipe avec la liste de contrôle du site | Chaque mois |
| Revue de l’entente | Rencontre ou appel pour revoir le cahier des charges | Chaque trimestre |
Ce qui peut changer en cours de contrat
Votre entreprise évolue; votre contrat doit suivre sans tout renégocier.
Votre effectif augmente ou diminue
La fréquence ou les zones sont ajustées par un avenant d’une page.
Vous changez de politique de présence
Retour au bureau à temps plein ou passage au mode hybride : les passages suivent vos jours de présence.
Vous agrandissez ou réaménagez
Nouvel étage, nouvelle salle : visite, nouvelle ligne au cahier des charges, nouveau prix écrit.
Vous déménagez
Nettoyage des anciens locaux à la sortie, puis des nouveaux avant votre arrivée, et transfert du contrat à la nouvelle adresse.
Options à ajouter au contrat
Ces services se greffent à votre entente mensuelle, sur la même facture.
Consommables
Papier, savon et sacs fournis, avec inventaire mensuel.
Lavage des vitres
Vitres intérieures et cloisons vitrées, chaque trimestre.
Tapis et moquettes
Extraction ou séchage rapide deux fois par an.
Décapage des planchers
Vinyle et terrazzo remis à neuf une fois par an.
Vaisselle de la cuisinette
Lave-vaisselle vidé et rempli, tasses rangées.
Désinfection renforcée
Points de contact deux fois par jour en saison des virus.
Les conditions de notre entente
- Entente mensuelle, renouvelée automatiquement
- Fin de l’entente avec un préavis d’un mois, sans pénalité
- Prix fixe, modifié seulement par avenant écrit et approuvé
- Assurance responsabilité civile de 5 M$, certificat au nom de votre entreprise
- Liste nominative du personnel, codes d’alarme individuels si possible
- Engagement de confidentialité sur demande
- Reprise sans frais de tout oubli signalé sous 24 heures ouvrables
- Facture mensuelle unique, options comprises
Questions fréquentes sur le contrat
Quelle est la durée minimale du contrat ?
Il n’y en a pas. L’entente est mensuelle et se renouvelle d’elle-même; vous pouvez y mettre fin avec un préavis d’un mois, sans pénalité ni frais de sortie.
Le prix peut-il augmenter en cours d’entente ?
Seulement si le cahier des charges change : nouvelle zone, fréquence plus élevée, tâche ajoutée. Chaque modification fait l’objet d’un avenant écrit que vous approuvez avant qu’il s’applique.
Que se passe-t-il pendant les vacances de la construction ou la période des Fêtes ?
Si vos bureaux ferment, les passages sont suspendus pour la période et ne sont pas facturés, à condition de nous prévenir deux semaines d’avance. Nous pouvons aussi profiter de la fermeture pour un nettoyage approfondi.
Peut-on commencer par une période d’essai ?
Oui. Le premier mois sert de période d’ajustement : le cahier des charges est revu à la fin du mois selon vos remarques, avant que la routine s’installe.
Qui signe le contrat : nous ou le propriétaire de l’immeuble ?
Celui qui paie le service, en général l’entreprise locataire. Si le propriétaire fournit déjà l’entretien des aires communes, l’entente ne couvre que vos locaux privés.
Le contrat inclut-il les produits et le matériel ?
Oui : produits, microfibres, aspirateurs à filtre HEPA et équipement de lavage des planchers sont compris. Les consommables (papier, savon, sacs) sont en option.
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